Che cos’è il self check-in in hotel e perché potrebbe essere il futuro del settore alberghiero.
Il tuo albergo ha tutte le carte in regola. È splendente e ordinato grazie al personale di pulizie in outsourcing e alla governante d’hotel, ha un eccellente ristorante e tutti gli ambienti sono sempre al top.
La reception, però, che dovrebbe essere un punto forte della struttura, non ti soddisfa abbastanza. Non tanto per il personale, gentile e preparato, ma per via delle reazioni dei clienti al momento del check-in.
Quando osservi le loro facce al momento del check-in vedi spesso espressioni stanche, magari anche stizzite. Sembra proprio che gran parte dei tuoi ospiti, quando arrivano in albergo, non abbiano la minima voglia di interagire con i receptionist e gli altri dipendenti.
La soluzione potrebbe essere il self-check in hotel. Ma di che cosa si tratta?
Che cos’è il self check in hotel
Il self check-in è il check in automatico in hotel. Negli alberghi che adottano questa modalità (per il momento pochi in Italia ma numerosissimi all’estero) i clienti possono accedere all’albergo in qualsiasi orario.
Devono semplicemente inviare, via e-mail, i propri documenti: ciò gli permette di ricevere un codice da inserire nel tastierino numerico all’ingresso del tuo albergo (e poi all’ingresso della camera). In alternativa, puoi posizionare uno smart lock mediante il quale i clienti possono sia inviare i documenti che ricevere il codice.
Ciò non significa che dovrai eliminare l’attività front office dei tuoi receptionist. Durante gli orari di maggiore affluenza, generalmente diurni, è preferibile mettere a disposizione un duplice servizio di check in: sia automatico che al desk.
La notte, quando gli ospiti sono più stanchi, è preferibile offrire il self-check in hotel.
Di seguito troverai tutti i vantaggi di questo sistema che, non a caso, stanno adottando tantissimi alberghi in tutto il mondo.
1) Il self-check in hotel accontenta le esigenze dei clienti.
Rispondere alle esigenze e soddisfare le aspettative degli ospiti è il dovere fondamentale di ogni dipendente dell’albergo, che si tratti di un manager, di una receptionist o di una governante d’hotel.
E lo stesso vale per la tecnologia alberghiera in termini di applicazioni software o smart lock.
La registrazione il check-in sono per molte persone procedure noiose che salterebbero volentieri o che preferirebbero completare privatamente.
Fornire ai tuoi ospiti opzioni di self check-in può solo contribuire al loro comfort e migliorare la loro esperienza all’arrivo, il che, a sua volta, aumenta la soddisfazione del cliente nei confronti del tuo hotel in generale.
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2) Il personale può concentrarsi sulle cose che contano maggiormente.
I viaggiatori, di solito, si aspettano di avere la libertà di scegliere e la flessibilità di utilizzare il self service per alcune delle loro attività, comprese quelle all’interno di un hotel.
Se vogliono saltare il check-in “personale” e quindi rimandare la prima interazione con i tuoi dipendenti, non preoccuparti. Spesso il check-in non è, per i clienti, il momento ideale per parlare e interagire.
Gli ospiti sono spesso stanchi, hanno bagagli di cui occuparsi, bambini in lacrime da placare e tanto altro ancora.
Tutto questo significa che con il self check-in e altre opzioni self-service puoi cambiare completamente il modo di rendere felici gli ospiti.
Mettiamola così: una mamma di due bambini non si ricorderà di quanto gentilmente le hai consegnato la chiave della camera, ma sarà per sempre grata ai tuoi dipendenti che hanno distratto i suoi bambini, stanchi e in lacrime, fino al completamento della sua procedura di self check-in.
3) Il check-in automatico crea opportunità di upsell e di guadagno.
Gli ospiti scelgono l’orario in cui mandare i documenti per poi fare il self check in. Ciò significa che possono scegliere un momento di calma per registrarsi ed evitare la frenetica corsa davanti alla reception.
Per te significa che avrai a disposizione un altro minuto per presentare i tuoi servizi upsell o cross-sell, ad esempio offrendo opzioni aggiuntive a pagamento, servizi extra o pacchetti con valore aggiunto.
L’upsell può essere un compito difficile per il personale alla reception, ma ci possono pensare lo smart lock del check-in e/o l’applicazione self-service dell’hotel, portando così ad un aumento delle tue entrate.
4) Interoperabilità del sistema.
Quando si parla di self check-in, l’integrazione tra le applicazioni e i dispositivi rivolti agli ospiti e il sistema di gestione della proprietà che l’hotel utilizza è fondamentale per via del trasferimento dei dati e del corretto riconoscimento degli ospiti.
Attualmente esistono piattaforme di gestione alberghiera dove i dati sono accessibili tramite più dispositivi e condivisi tra i vari reparti. Ciò significa che una volta che una governante d’hotel segna una stanza come pronta, l’ospite al check-in può immediatamente prenotare questa stanza e ottenere la sua chiave.
5) Correggere i dati degli ospiti nel sistema del self check in.
Un altro vantaggio dell’interoperabilità del sistema è che i dati degli ospiti vengono memorizzati nel Power Management System dell’hotel. Ciò significa che saranno disponibili la prossima volta che lo stesso ospite visiterà la struttura che si occuperà del check in automatico.
Tali dati possono includere, ad esempio, le camere precedentemente occupate, le richieste e le note speciali, le preferenze dei clienti, le eventuali informazioni aziendali e tanto altro ancora.
In conclusione
Con le nuove generazioni di viaggiatori, abituati a utilizzare la tecnologia in (quasi) ogni momento della loro vita, è indispensabile che gli hotel forniscano servizi moderni che li aiutino a rimanere aggiornati e competitivi.
I servizi self-service negli hotel, in termini di check-in automatizzato, selezione delle camere, checkout, pagamento sicuro ecc. eliminano la parte prettamente pratica del lavoro per il personale di front office.
Allo stesso tempo però lasciano maggiori opportunità di interazione umana, aumentano la precisione delle operazioni di routine, riducono i costi e migliorano l’esperienza complessiva dell’ospite.
